Согласно данным, предоставленных компанией TeamSystem, 69% самозанятых продолжают выставлять фактуры в таких форматах, как Excel, PDF и даже на бумажном носителе. Однако, как пояснили источники в Налоговом управлении, самозанятые больше не смогут использовать Excel для выставления фактур, за исключением некоторых случаев.
В частности, если самозанятые используют Excel для непосредственного формирования регистров НДС, регистров налога на доходы физических лиц, бухгалтерских документов «или любых других документов, используемых для добровольного выполнения налоговых обязательств», Excel будет считаться автоматизированной системой выставления фактур (SIF).
Таким образом, для продолжения выписки -фактур в Excel программа должна соответствовать всем требованиям Регламента о системах выставления фактур и обеспечивать неизменность, целостность, прослеживаемость, сохранность и читаемость своих форматов. Это обычно не относится к программам, используемым большинством самозанятых.
Таким образом, в этих случаях для продолжения использования Excel необходимо обеспечить соблюдение всех требований. Налоговая также может проверить, соответствуют ли процессоры или электронные таблицы, используемые для выставления фактур, критериям IT-системы выставления фактур, исходя из их возможностей и используемых инструментов. Например, возможность включения новых обязательных QR-кодов.
С 2026 года Министерство финансов потребует от самозанятых работников соответствия файлов Excel новым требованиям.
В связи с этим самозанятые работники должны различать ограниченное использование Excel, например, создание простых списков выставленных фактур, и его использование для выполнения налоговых обязательств. «Это будет считаться SIF или нет в зависимости от его назначения».
Любое дополнительное программирование, позволяющее преобразовывать Excel для создания бухгалтерских книг, создавать макросы или использовать утилиты традиционной компьютерной системы выставления -фактур, подпадает под действие правил и, следовательно, должно соответствовать требованиям.
Стоит помнить, что макросы позволяют многократно выполнять ряд задач в Excel для работы с данными в широком смысле, например, путем создания ячеек или массового импорта данных, которые можно использовать для формирования полей или блоков в книге фактур.
Кроме того, как уже упоминалось, если регламент применим, «для соответствия требованиям конечный результат работы этих инструментов также должен быть сертифицирован, как и любой новый традиционный SIF», — заявило Налоговое управление.
Кроме того, все счета, выпущенные с 2026 года, должны будут обязательно содержать QR-код, чтобы клиент мог идентифицировать основные данные о транзакции и в любое время отправить их в Налоговое управление, за исключением случаев, когда он выставляет фактуры только частным клиентам. Это ещё один обязательный аспект Регламента о программном обеспечении для выставления фактур.
Существуют ли альтернативы для выполнения требований к выставлению фактур в Excel?
По мнению экспертов, несмотря на наличие программ и приложений, позволяющих вести отслеживаемость в Excel в соответствии с нормативными актами, возникают сомнения относительно того, как Налоговое управление может интерпретировать преобразование данных из Excel.
На рынке существуют решения, пытающиеся адаптировать текущие форматы Excel для выставления фактур, но они подчеркивают необходимость анализа потенциальных рисков, если Налоговое управление сочтет используемый формат изменяемым и не гарантирует соответствия требованиям, поскольку основная цель Регламента о программном обеспечении для выставления фактур — предотвратить существование бухгалтерского учета категории B или использование программного обеспечения двойного назначения.
Кроме того, как объяснили Эмилио Мартинес, генеральный директор TeamSystem, и Роберто Сото, менеджер по продукту TeamSystem, касательно более технических аспектов, «в соответствии с регламентом, как Word, так и Excel, после вступления обязательств в силу, должны будут иметь чрезвычайно сложный макрос, чтобы сделать сумму фактуры неизменной».
Штрафы за несоблюдение Регламента о программном обеспечении для выставления фактур
Как уже сообщалось, Налоговая будет налагать штрафы на компании и самозанятых лиц, которые используют несертифицированное программное обеспечение для выставления фактур или не соответствуют требованиям, установленным Регламентом.
В частности, штрафу будет подвергаться не только использование такого программного обеспечения, но и само владение компьютерными системами, не соответствующими Регламенту, случаи, когда используемое программное обеспечение не сертифицировано надлежащим образом, или случаи несанкционированного доступа к сертифицированным устройствам или инструментам.
Штрафы, налагаемые в этих случаях, достигают 50 000 евро за каждый финансовый год, в котором были совершены нарушения.
