6 декабря 2023 года утверждено положение, устанавливающее требования к внедрению биллинговых систем и программного обеспечения, которые должны внедрить самозанятые работники, при внедрении электронных счетов-фактур. Среди особенностей этой системы — регистрация ряда действий, которая обеспечит неизменность данных и исключит двойной учет.
Для этого система должна предусмотреть завершение записи регистрации выставления счетов и записи отмены выставления счетов, а также записи событий, которая фиксирует операции и взаимодействия, которые выполняются в ней, согласно источникам Агентства по налогам, и которые будут. более глубокая разработка в соответствии с министерским приказом, включающим технические требования к программному обеспечению.
Цель состоит в том, чтобы коммерческие операции, осуществляемые самозанятыми работниками и предприятиями малого и среднего бизнеса, «генерировали счет и аннотацию в компьютерной системе налогоплательщика, чтобы предотвратить последующее изменение этих аннотаций, что позволяет последующую отправку их информации в Агентство». приток».
Стоит помнить, что до 1 июля 2025 года самозанятые должны иметь программы электронного выставления счетов, соответствующие установленным требованиям.
Это действия, которые будут фиксироваться системами электронных расчетов и которые Казначейство сможет проверить.
Пять месяцев назад исполнительная власть приняла постановление, устанавливающее минимальные требования, которым должно соответствовать программное обеспечение для электронного выставления счетов, которое должны будут использовать самозанятые работники и предприятия малого и среднего бизнеса. В этом постановлении -RD 1007/2023- отмечены элементы, которые стандартизируют формат и регистрацию, которую должны пройти эти компьютерные системы или программное обеспечение, с целью борьбы с налоговым мошенничеством при продажах.
Этот королевский указ включает запрет на «программное обеспечение двойного назначения», также известное как «программное обеспечение для подавления продаж», для борьбы с использованием программ, которые допускают двойной учет или учет B, помимо модернизации цифрового обеспечения самозанятых работников и МСП. для улучшения налогового законодательства.
По данным Казначейства, цель состоит в том, чтобы ИТ-решение для выставления счетов было «безопасной и надежной системой, которая не допускает ненужных изменений в записях» и которая позволяет избежать «изменения счетов-фактур и упрощенных счетов-фактур после их выставления»
В этом смысле самозанятые работники и предприятия малого и среднего бизнеса должны гарантировать, что система выставления счетов, которую они или третьи стороны от их имени собираются использовать, продолжает записывать определенную информацию и действия, чтобы обеспечить отслеживаемость и неизменность компьютера. система и ее биллинг.
Среди них при регистрации программы будет учитываться, что исправление или аннулирование зарегистрированных данных должно осуществляться как минимум через одну последующую дополнительную запись счета, чтобы первоначально зарегистрированные данные оставались неизменными, а также не допускать никакого удаления. . добавление или изменение, полностью или частично, данных любой исходной записи счета.
В свою очередь, прослеживаемость счетных записей будет проверяться через последовательность их создания, то есть «эти записи должны быть связаны в цепочку, чтобы их трассировку можно было проверить в соответствии с порядком их создания, от первой до последней». », для чего система обеспечит четкое и надежное отслеживание данных. При этом все зарегистрированные данные должны быть правильно датированы с указанием момента совершения регистрации.
Как указано в правилах, система также предусматривает обеспечение целостности записей о счетах, чтобы после их создания и записи их нельзя было изменить без того, чтобы сама система не обнаружила это и не уведомила об этом. Он также будет иметь процедуру загрузки, сброса и безопасного архивирования счетных записей, которые были созданы в нем и которые должны иметь возможность экспортироваться на внешнее хранилище в читаемом электронном формате.
Источники из AEAT пояснили, что компьютерная система также будет обнаруживать и записывать, когда происходят другие определенные события, запись, которая будет более подробно описана в приказе министерства, ожидающем разработки, который будет включать технические требования к программному обеспечению. Этот журнал событий будет автоматически записывать взаимодействия с указанной компьютерной системой, операции, выполненные с ней, или события, произошедшие во время ее использования, и сохранять эти данные, к которым должна быть возможность обращаться из самой компьютерной системы. В отсутствие публикации приказа на общественные слушания были выдвинуты проекты, среди которых:
- Установка или первоначальный запуск компьютерной системы.
- Начало работы с использованием VERI*FACTU в счетах-фактурах.
- Окончание работы компьютерной системы при использовании VERI*FACTU.
- Обнаружение аномалий в учетной записи.
- Обнаружение аномалий в целостности, неизменяемости и отслеживаемости записей.
- Восстановление из резервных копий.
- Все записи счетов, созданные за один и тот же период, экспортируются.
- Самозанятые работники должны заполнить как регистрационную запись о счете, так и запись об аннулировании счета.
По данным Налогового агентства, помимо упомянутых выше действий, компьютерные биллинговые системы, используемые налогоплательщиками, должны автоматически генерировать регистрационную запись о выставлении счетов одновременно или непосредственно перед выставлением каждого счета-фактуры. Помимо информации, содержащейся в классическом счете-фактуре, эта запись должна включать следующую информацию:
- Если счет-фактура считается исправлением, необходимо указать его вид и характеристики.
- Если счет-фактура соответствует счету-фактуре, выставленному взамен ранее выставленных упрощенных счетов-фактур, идентифицируются замененные упрощенные счета-фактуры.
- Если это не первая запись о счете, созданная компьютерной системой, номер и, если применимо, серия, а также дата выставления счета, который появляется в предыдущей записи о счете, регистрации или отмене, вместе с частью отпечаток пальца или «хэш» указанной предыдущей записи.
Идентификационный код используемой компьютерной системы и другие данные об этой компьютерной системе, которая формирует регистрационную платежную запись, которая позволяет узнать ее характеристики и ее установку, вместе с идентификационными данными производителя указанной компьютерной системы.
Дополнительные возможности, позволяющие узнать обстоятельства формирования регистрационной записи.
По данным Налоговой службы, также будет зафиксировано ошибочное выставление счетов-фактур. Для этого необходимо будет отменить предыдущую запись о счете за регистрацию, поэтому будет создана запись о счете за отмену, в которой будет указано, была ли эта отмена создана лицом или компанией, выполняющей операции.
Обе записи должны быть подписаны отпечатком пальца/хешем или электронной подписью.
Казначейство сможет получить доступ к записям счетов самозанятых в режиме реального времени
По данным Казначейства, в соответствии с Общим налоговым законом Администрация может появиться в месте, где расположена или используется компьютерная система, и может потребовать полный и немедленный доступ к месту, где находятся счета и записи о событиях, или к их защищенным копиям, а также его загрузку, сброс или копирование и консультацию, для чего вы получите имя пользователя, пароль и любой другой необходимый ключ безопасности.
Для этого компьютерные системы должны быть должным образом разграничены от доступа к информации, имеющей налоговое значение, от доступа к возможной конфиденциальной информации неимущественного характера, чтобы Минфин мог напрямую получить доступ к запросу и остальным функциям, утверждают источники.
В свою очередь, вы можете запросить и получить копию хранящихся записей о счетах, «которая должна быть предоставлена в электронном формате с использованием физической поддержки или посредством автоматической и безопасной доставки через Электронный офис».
Как фрилансеры могут обеспечить соответствие ИТ-системы этим требованиям?
В этом случае программа выставления счетов, используемая самозанятыми работниками и предприятиями малого и среднего бизнеса, должна быть удостоверена ответственной декларацией от лица или организации, производящей ее, что гарантирует ее соответствие требованиям регламента, а также сведениям, которые они будут включены в приказ до публикации, как пояснили «Известию» в Налоговой службе.
Эта декларация должна быть указана в письменной форме и наглядно в самой компьютерной системе в каждой из ее версий — как для налогоплательщиков, так и для продавцов — во время покупки продукта.
